Dijital Katalog

Ürün yapısını müşterinin arama biçimine göre kurmak

Bir alıcı ürünü çoğu zaman üreticinin kullandığı isimle aramaz. Ölçüyü, bağlantı tipini, çalıştığı basıncı ya da yerine takacağı eski parçanın kodunu yazar. Dijital katalog yapısı bu yüzden firmanın iç kodlamasına göre değil, alıcının kafasındaki sıraya göre kurulur. Bu ayrım yapılmadığında liste, yalnız firmanın kendi ekibinin kullanabildiği bir dosyaya dönüşür.
Yapıyı çıkarırken satış ve teknik ekibin ortak bilgisine başvuruyoruz. Telefonda en çok hangi ölçünün sorulduğu, hangi iki ürünün sürekli karıştırıldığı ve hangi bilgi eksik olduğu için teklifin geciktiği yazılıyor. Bu notlar, ürün kayıt yapısının iskeletini oluşturuyor. Sık gelen ölçü soruları ayrı bir başlıkta toplanıp kayıt yapısına ekleniyor.
Taslak yapı gerçek ürünlerle deneniyor. Birkaç farklı ürün baştan sona kaydediliyor; hangi alanın yetmediği, hangisinin gereksiz kaldığı böylece görülüyor. Yapı kilitlenmeden önce yapılan bu deneme, binlerce kaydın sonradan elle düzeltilmesini önlüyor. En karmaşık ürün ile en basit ürün bilinçli olarak birlikte deneniyor.

Kategori sayısını karar vermeyi kolaylaştıracak düzeyde tutmak

Kategori sayısı arttıkça ürün bulmak kolaylaşmaz, çoğu zaman zorlaşır. Bir alıcı yirmi başlık arasından seçim yaparken hangisine gireceğinden emin olamaz ve aramaya geri döner. Az sayıda, adı açık ve birbirinden gerçekten farklı başlık daha iyi çalışır. Başlık adlarının sektörde gerçekten kullanılan karşılığı da ayrıca kontrol ediliyor.
Başlıkları belirlerken ürünleri kullanım amacına göre grupluyoruz. Aynı işi gören ürünler bir arada duruyor; malzeme veya ölçü farkı alt seviyede ayrışıyor. Bir ürün birden fazla grupta anlamlıysa kaydı çoğaltılmıyor, etiketle ikinci gruba bağlanıyor. Grup sayısı azaldıkça arama kutusunun önemi artıyor; ikisi birlikte planlanıyor.
Yapı kurulduktan sonra deneme yaptırıyoruz. Sektörü bilen ama firmayı tanımayan birine birkaç ürün adı veriyor, kaç adımda bulduğunu izliyoruz. Yanlış gruba giden her deneme, başlık adının yeniden yazılması gerektiğini gösteriyor. Deneme sonrasında değişen başlıklar için eski adresler korunuyor.

Teknik özellikleri karşılaştırılabilir biçimde sunmak

İki ürünün farkı, özellikleri farklı sırada ve farklı birimlerle yazıldığında görünmez olur. Alıcı bu durumda ya telefon açar ya da karşılaştırmayı kendi kâğıdında yapar. İkisi de gereksiz bir yüktür ve satın alma kararını yavaşlatır. Aynı ürünün iki farklı yerde farklı değerlerle görünmesi güveni doğrudan sarsıyor.
Bunun için ortak bir özellik listesi kuruyoruz. Her ürün grubunda aynı başlıklar, aynı sırayla ve aynı birimle yazılıyor; bilgisi olmayan alan boş bırakılıyor, uydurulmuyor. Birim dönüşümleri tek bir kurala bağlanıyor, böylece tablo baştan sona tutarlı kalıyor. Ölçü birimleri, sektörde yaygın kullanılan karşılığıyla birlikte verilebiliyor.
Listeyi doldurmadan önce eldeki veriyi denetliyoruz. Eski dosyalarda aynı özelliğin üç farklı adla yazıldığı sık görülüyor. Eşleştirme tablosu hazırlanıyor ve aktarımdan sonra birkaç yüz kayıt örneklem olarak elle kontrol ediliyor. Denetimden geçmeyen kayıtlar yayına alınmıyor, ayrı bir listede bekletiliyor.

Görsel oranlarını bütün ürünlerde standartlaştırmak

Farklı oranlarda çekilmiş ürün fotoğrafları listede yan yana geldiğinde düzen bozulur ve ürünler birbirinden kopuk görünür. Bir ürünün kadrajı doldururken diğerinin küçücük kalması, gerçek boyutlar hakkında da yanlış izlenim verir. Oran kararı bu yüzden çekimden önce alınır. Ortak bir oran, listenin taranma hızını da belirgin biçimde artırıyor.
Tek bir kadraj kuralı belirliyoruz: aynı arka plan, aynı boşluk payı ve aynı çekim açısı. Uzun ürünler için ikinci bir oran tanımlanıyor ve nerede kullanılacağı yazılıyor. Ayrıntı fotoğrafları ise ana görselden ayrı bir alanda toplanıyor. Ölçek göstermek gereken ürünlerde kadraja referans bir nesne konuluyor.
Mevcut arşiv bu kurala göre gözden geçiriliyor. Yeniden çekilmesi gerekenler işaretleniyor; kurtarılabilecekler kırpma ve zemin düzeltmesiyle uyumlu hale getiriliyor. Görseli bulunmayan ürünler için geçici bir yer tutucu tanımlanıyor, çünkü boş kutu bütün listeyi dağıtıyor. Çekim planı, ürün gruplarının öncelik sırasına göre bölünüyor.

Arama ve filtre seçeneklerini ihtiyaca göre belirlemek

Her özelliği filtreye açmak işe yaramaz; uzun bir filtre listesi alıcıyı yorar ve çoğu seçenek hiç kullanılmaz. Asıl soru, hangi özelliğin gerçekten kararı değiştirdiğidir. Ölçü, malzeme ve bağlantı tipi çoğu grupta belirleyiciyken renk ya da ambalaj biçimi nadiren seçim sebebi olur. Kullanılmayan bir filtre, ekranda yer kaplamaktan başka bir işe yaramıyor.
Filtreleri seçerken iki şeye bakıyoruz: o özelliğin karar üzerindeki ağırlığı ve mevcut verinin eksiksizliği. Yarısı boş bir alan filtreye açıldığında ürünlerin yarısı listeden düşüyor ve alıcı ürünün bulunmadığını sanıyor. Eksik veri tamamlanmadan filtre devreye alınmıyor. Filtre seçilirken sonucun kaç ürün döndüreceği de kullanıcıya gösteriliyor.
Arama kutusu ayrıca çalışılıyor. Eski ürün kodları, yaygın yazım hataları ve sektörde kullanılan gündelik adlar eşanlamlı olarak tanımlanıyor. Sonuç bulunamadığında boş bir ekran yerine en yakın ürünler ve bir iletişim adımı gösteriliyor. Büyük harf, boşluk ve tire farklarının sonucu değiştirmemesi de sağlanıyor.

Fiyat ve stok bilgisinin sorumlusunu belirlemek

Yanlış bir fiyat, eksik bir ürün bilgisinden daha çok zarar verir; çünkü alıcı kararını ona göre kurar. Stok bilgisi de aynı hassasiyettedir. Bu iki alan için önce teknik bir çözüm değil, kimin ne zaman güncelleyeceğine dair bir karar gerekir. Yayında duran eski bir fiyat, satış ekibine düzeltme telefonu olarak geri dönüyor.
Seçenekleri birlikte değerlendiriyoruz: fiyatı hiç göstermemek, bayi girişinin arkasına almak, aralık vermek ya da güncel tutmayı üstlenmek. Her seçeneğin işletmeye getirdiği yük farklı oluyor. Karar verildikten sonra güncelleme sıklığı ve sorumlusu yazıya geçiyor. Kura bağlı fiyatlarda hangi kurun esas alınacağı ayrıca yazılıyor.
Bilgi bir stok sisteminden geliyorsa aktarımın ne sıklıkta çalıştığı ve koptuğunda ne olacağı tanımlanıyor. Veri gelmediğinde eski rakamı göstermek yerine bilgi geçici olarak gizleniyor. Güncelleme tarihi de görünür kılınıyor; alıcı bilginin ne kadar taze olduğunu bilerek ilerliyor. Bazı gruplarda stok yerine tedarik süresi göstermek daha doğru oluyor.

Teklif isteğini doğru ürün kaydına bağlamak

Genel bir iletişim formundan gelen talepte alıcının hangi ürünü kastettiği çoğu zaman belirsiz kalır. Satış ekibi önce bunu netleştirmek için telefon açar ve süreç bir gün uzar. Sanayi tedarikinin yoğun olduğu Kocaeli çevresinde bu gecikme, teklifin başka bir firmaya kaymasına yol açabiliyor. Talebin hangi ürüne ait olduğu netleştiğinde teklif süresi belirgin biçimde kısalıyor.
Formu ürün sayfasına bağlıyoruz; ürün kodu, varyant ve incelenen kayıt bilgisi talebe kendiliğinden ekleniyor. Alıcıdan yalnız adet, teslim yeri ve varsa özel koşul isteniyor. Birden fazla ürün için tek talep gönderebilme imkânı da çoğu işletmede işe yarıyor. Talebe dosya eklenebilmesi, teknik resim gönderen alıcılar için işi kolaylaştırıyor.
Gelen talebin nereye düşeceği de planlanıyor. Ürün grubuna göre farklı sorumlulara yönlendirme yapılıyor, gönderen kişiye özet bir kopya iletiliyor. Talepler tek bir listede biriktiğinde hangi ürün grubunun ilgi çektiği zamanla kendiliğinden görünür oluyor. Yanıtlanmamış taleplerin görünür kaldığı basit bir takip listesi bırakılıyor.

Paylaşımı mobil kullanım için hızlandırmak

Saha ekibi ürünü çoğu zaman müşterinin karşısında, telefondan açar. O anda sayfanın gecikmesi, hazırlanan bütün içeriği işe yaramaz hale getirir. Bir dijital katalog için açılma süresi, görünüm tercihlerinden önce gelen bir gerekliliktir. Beklemeye en az tahammülü olan okur, müşterinin karşısında duran kişidir.
Ağırlığı düşürmek için görseller uygun boyutta ve güncel bir biçimde hazırlanıyor; liste sayfasında yalnız görünen kayıtlar yükleniyor. Ürün sayfasındaki ayrıntı fotoğrafları istendiğinde açılıyor. Dışarıdan eklenen betikler de gözden geçirilip gereksiz olanlar kaldırılıyor. Ölçüm zayıf bağlantı koşulunda tekrarlanıyor ve sonuç kayda geçiriliyor.
Tek ürün paylaşımı ayrıca kolaylaştırılıyor. Her kaydın kendine ait kalıcı bir adresi oluyor ve mesajla gönderildiğinde önizlemede ürün adı ile görseli düzgün görünüyor. Paylaşılan adresin yıllar sonra da çalışması, adres yapısının baştan doğru kurulmasına bağlı oluyor. Adres yapısında ürün kodunun yer alması, ileride yapılacak eşleştirmeleri de kolaylaştırıyor.

Güncelleme panelini ürün ekibine göre düzenlemek

Ürün bilgisini güncelleyecek kişi genelde teknik ekipten değil, satış ya da üretim tarafındandır. Panel karmaşıksa güncelleme ertelenir ve birkaç ay içinde liste gerçeği yansıtmaz hale gelir. Panelin sadeliği, içeriğin güncel kalmasının ön koşuludur. Güncellenmeyen bir liste bir süre sonra satış ekibi tarafından da kullanılmaz hale geliyor.
Paneli günlük görevlere göre kuruyoruz: yeni ürün eklemek, özellik düzeltmek, görsel değiştirmek ve ürünü yayından kaldırmak. Zorunlu alanlar işaretleniyor, yardım metinleri alanın hemen altında duruyor. Toplu güncelleme için de bir dosya yükleme yolu bırakılıyor. Sık kullanılan alanlar üste alınıyor, nadiren doldurulanlar açılır bölüme iniyor.
Yetkiler ekibe göre ayrılıyor. Fiyatı değiştirebilen kişi ile yalnız açıklama düzenleyebilen kişi farklı oluyor. Yapılan değişikliklerin kaydı tutuluyor; hatalı bir güncellemede hangi kaydın ne zaman ve kim tarafından değiştirildiği geriye dönük görülebiliyor. Ekibe yeni katılan biri için tek sayfalık bir kullanım notu bırakılıyor.

Kullanım verisini yeni kararlara taşımak

Hangi ürünün çok görüntülendiği, hangi aramanın sonuçsuz kaldığı ve hangi sayfadan çıkıldığı, satış ekibinin sezgisini doğrulayan ya da düzelten bir bilgidir. Bir dijital katalog yalnız bir vitrin değil, talep hakkında düzenli veri üreten bir kaynaktır. Bu veri, hangi ürün grubuna ağırlık verileceği sorusuna da katkı sağlıyor.
Ölçümü sade tutuyoruz: en çok bakılan ürünler, sonuç döndürmeyen aramalar, filtre kullanım sıklığı ve talep gönderilen kayıtlar. Bu dört başlık çoğu işletme için yeterli oluyor. Kalabalık bir ölçüm ekranı ise kimsenin bakmadığı bir sayfaya dönüşüyor. Ölçümün hangi sıklıkla okunacağı da baştan kararlaştırılıyor.
Veriyi belirli aralıklarla birlikte okuyoruz. Sonuç vermeyen aramalar eksik ürünü ya da eksik eşanlamlıyı gösteriyor; hiç görüntülenmeyen ürünler ise yanlış grupta duruyor veya adı anlaşılmıyor. Her okumadan sonra kısa bir düzeltme listesi çıkıyor. Düzeltme listesi kısa tutuluyor ki bir sonraki döneme devretmesin.

Eski ürünleri düzenli arşiv yapısıyla korumak

Üretimden kalkan bir ürünün kaydını tamamen silmek ilk bakışta temizlik gibi görünür. Oysa o ürünü hâlâ kullanan müşteriler teknik bilgiyi arar ve eski adres artık çalışmaz. Yedek parça talebi de çoğu zaman bu eski kayıtlar üzerinden gelir. Yedek parça talebi, çoğu üreticide istikrarlı bir gelir kalemi oluşturuyor.
Bu nedenle üretimden kalkan ürünler arşiv durumuna alınıyor. Kayıt erişilebilir kalıyor, durumun değiştiği üzerinde açıkça yazıyor ve varsa yerine geçen ürün gösteriliyor. Arşivdeki kayıtlar ana listelerde ve filtrelerde görünmüyor, böylece güncel seçim kalabalıklaşmıyor. Arşivdeki kayıtlara arama üzerinden ulaşılabiliyor, böylece eski müşteri desteksiz kalmıyor.
Arşiv düzeni belgelerle destekleniyor. Teknik çizim, kullanım kılavuzu ve uygunluk belgesi gibi dosyalar kayda bağlı kalıyor. Hangi ürünün ne zaman arşive alındığı da kaydediliyor; bu bilgi ileride garanti ve servis konularında işe yarıyor. Belgelerin sürüm numarası da kayda işleniyor.

Teslim sonrası sorumluluk paylaşımını kayda geçirmek

Bir dijital katalog teslim edildikten sonra kimin neyi yapacağı yazılı değilse içerik birkaç ay içinde eskimeye başlar. Yeni ürün eklemek, görsel yenilemek ve teknik güncellemeleri uygulamak farklı işlerdir ve farklı kişileri ilgilendirir. Bu ayrım daha baştan yapılır. Bu ayrımın yapılmadığı işletmelerde güncelleme işi genelde kimsenin görevi olmuyor.
Teslim belgesinde hesaplar, panel erişimleri, kaynak dosyalar ve varsa aktarım bağlantıları listeleniyor. Her satırın karşısında sorumlu kişi ve gözden geçirme sıklığı yazıyor. Belgenin bir kopyası işletmenin kendi arşivinde de duruyor. Panel erişimi olan kişi sayısı sınırlı tutuluyor ve değişiklikte liste yenileniyor.
Destek kapsamı ayrıca tanımlanıyor: hangi işlerin kapsam içinde olduğu, ne kadar sürede dönüş yapılacağı ve yeni geliştirme taleplerinin nasıl değerlendirileceği yazılıyor. Ürün gamının hızlı değiştiği Kocaeli çevresindeki firmalarda bu çerçeve, zamanla en çok başvurulan belge oluyor. Yeni bir ürün grubu eklendiğinde kapsamın nasıl genişletileceği de aynı belgede duruyor.

Dijital Katalog Hakkında Sık Sorulan Sorular

Evet, ihtiyaç duyulduğunda çevrim içi yapıyla birlikte paylaşılabilir bir PDF çıktısı da planlanabilir. Bu çıktı genelde fuar ve saha ziyaretleri için hazırlanır. İki sürümün aynı veriden üretilmesi tercih edilir; böylece güncelleme tek yerden yapılır. PDF sürümünün hangi aralıklarla yenileneceği de baştan kararlaştırılır.
Yönetim paneli ürün ekibinin günlük görevlerine göre hazırlanır. Tek tek kayıt girme ve dosyayla toplu güncelleme seçenekleri kapsamda açıkça belirtilir. Teslimde ekip kendi bilgisayarından gerçek bir ürün ekleyerek uygulamayı bir kez baştan sona yapar. Toplu güncelleme dosyasının biçimi örnekle birlikte teslim edilir.
Alıcının gerçekten karşılaştırdığı özellikler ile mevcut verinin eksiksizliği birlikte değerlendirilir. Karar üzerinde etkisi olmayan veya verisi yarım kalan alanlar filtreye açılmaz. Kullanım izlendikçe filtre listesi sadeleştirilebilir ya da genişletilebilir. Filtre listesi dönem dönem gözden geçirilerek sadeleştirilebilir.
Görsel boyutları, sayfa yükü ve filtre davranışı gerçek mobil bağlantı koşullarında denenerek düzenlenir. Liste sayfasında yalnız görünen kayıtlar yüklenir, ayrıntı görselleri istendiğinde açılır. Ölçüm zayıf bağlantı koşulunda da tekrarlanır. Ölçüm sonuçları yazılır, böylece sonraki değişikliklerin etkisi karşılaştırılabilir.
Evet. Teklif isteğine yönlendiren, bayi girişinin arkasına alınan ya da yalnız teknik bilgiyi gösteren farklı modeller planlanabilir. Fiyat aralığı vermek de bir seçenektir. Hangi modelin seçileceği satış yöntemine göre birlikte kararlaştırılır. Seçilen model ileride değiştirilmek istenirse yapı buna uygun kurulur.
Önce dosya yapısı ve veri kalitesi incelenir. Aynı özelliğin farklı adlarla yazıldığı durumlar için eşleştirme tablosu hazırlanır, eksik alanlar listelenir. Aktarımdan sonra örneklem alınarak elle kontrol yapılır ve düzeltme sorumlusu belirlenir. Aktarım öncesinde mevcut verinin bir yedeği ayrıca alınır.